Dienst

Administratie-automatisering

Kennisplatform, communicatie, agenda en planning, documenten: automatisch bijgehouden in plaats van met de hand.

Kennisplatform, communicatie, agenda en planning, documenten: Elevait automatiseert en optimaliseert dat werk en maakt uw administratie makkelijker, overzichtelijker en efficiënter. Uw modellen blijven uw modellen; het systeem vult ze in met wat al in uw CRM, uw agenda en uw gesprekken staat. Wat het systeem niet zeker weet, legt het bij u neer, met de reden erbij.

Het probleem

Herkent u dit?

Bij de meeste kantoren gaat het zo: een nieuw contract begint met het vorige contract openen, opslaan als en dan bladzijde voor bladzijde de naam, het adres, de bedragen en de data vervangen. Post van verschillende afdelingen komt op één adres binnen en moet één voor één worden geopend en uitgezocht. Een afspraak staat in de agenda van de ene collega, niet in die van de andere. Overtypen en uitzoeken: twee vormen van hetzelfde probleem en één vergeten plek betekent een fout die pas later opvalt.

Vier onderdelen

Kennisplatform

Al het bedrijfsgeheugen, de werkwijzen en de afspraken van uw organisatie op één centrale plek, gekoppeld aan uw systemen: geen gat meer in het systeem, geen vergeten afspraak. In plaats van kennis die in het hoofd van één collega zit of ergens in een map verdwenen is, staat ze op een plek waar iedereen en waar nodig ook uw AI, ze kan terugvinden.

Dat geldt ook voor uw eigen documenten: handleidingen, reglementen, procedures en naslagwerken. Wij maken daar een doorzoekbare kennisbank van, met bronvermelding tot op de bladzijde en koppelen die aan de AI waarmee u al werkt. Uw AI wordt daar niet slimmer van in het algemeen; hij wordt deskundig op uw situatie.

Communicatie

Facturen, afschriften, aanmaningen en contracten die op één postadres binnenkomen voor meerdere afdelingen: het systeem leest elk stuk, herkent de afdeling volgens uw eigen regels, ook aan alleen een kenteken of een rekeningnummer en stuurt het door. Urgente post, zoals een aanmaning met een korte termijn, gaat breder: naar de boekhouding en tegelijk naar de directie. Bij twijfel stuurt het systeem niets door en legt het het stuk bij een mens neer, met de reden erbij.

Herkent ook post zonder naam van de afdeling: een kenteken, een rekeningnummer, de laatste vier cijfers van een kaart
Urgente post gaat breder: een aanmaning naar de boekhouding en tegelijk naar de directie
Uw post blijft binnen uw organisatie; wij richten de regels met u in en u beheert ze zelf

Bekijk het zelf, in een proefopstelling

Een nagebouwd bedrijf met vijftien stukken post op één ochtend, verdeeld over meerdere afdelingen. Twaalf gaan zonder tussenkomst naar de juiste persoon; de andere drie blijven liggen voor een mens, met de reden erbij.

Bekijk een ochtend post

Agenda en planning

Een plaatsbezoek, een oplevering, een termijn die afloopt: die data staan vaak in meerdere agenda's tegelijk, of alleen in het hoofd van wie de afspraak maakte. Wij koppelen uw agenda aan de systemen waarin die data al ontstaan, zoals uw CRM en uw gesprekken, zodat een afspraak één keer wordt vastgelegd en overal klopt. Wat verandert, verandert overal mee.

Documenten

Een contract, een offerte of een factuur bestaat uit tientallen gegevens. De meeste daarvan staan al ergens in uw organisatie. Het systeem haalt ze daar op en houdt bij waar ze vandaan kwamen.

Wie de klant is: uit uw CRM, zoals Pipedrive, met naam, adres, contactpersoon en wat er al besproken is
Wat er is afgesproken: uit de opname of het verslag van het gesprek en uit de mails die eraan voorafgingen
Wanneer wat gebeurt: uit uw agenda, met het plaatsbezoek, de oplevering en de termijnen
Wat u zelf beslist: de prijs, het percentage, de uitzonderingen. Dat vraagt het systeem u, met de rest al ingevuld

Het rekent geen prijs uit en verzint geen percentage. Die getallen zijn een afspraak tussen u en uw klant, geen uitkomst van een formule. Het systeem laat zien wat het weet, vraagt u om de beslissing en legt vast wie wat heeft ingevuld. Het verstuurt ook niets uit zichzelf: elk document is een proef tot u het goedkeurt. Daarna gaat het naar de klant om digitaal te ondertekenen en de getekende versie komt terug in het dossier.

Gebouwd bij een eerste klant

Deze aanpak draait bij een zakelijke dienstverlener met vier soorten documenten: voorstudie, vergunningsdossier, overeenkomst en addendum. Een overeenkomst die daar vroeger een halve dag kostte, staat nu als proef klaar terwijl het gesprek met de klant nog vers is.

Bespreek uw eigen administratie

Een offerte is een contract dat nog niet getekend is. Een factuur is de afrekening van wat in het contract stond. Dezelfde bronnen, dezelfde modellen, dezelfde controle: wie met contracten begint, heeft de offerte en de factuur erna vrijwel gratis.

Voor wie

Voor wie dit bedoeld is

Voor iedereen die vaste documenten maakt waarin steeds andere gegevens moeten, die veel post en mail te verwerken krijgt, of die een agenda bijhoudt die niet meetelt met de rest van de organisatie.

Ondernemers met vaste documenten: offertes, contracten en facturen die nu worden gekopieerd en met de hand aangepast
Bouwprofessionals: meerwerk, opleveringsdocumenten en dossiers naast het uitvoerende werk op de werf
Bedrijven met veel binnenkomende post of mail: facturen, afschriften en aanmaningen die nu een voor een worden uitgezocht
Overheidsdiensten en organisaties met meerdere afdelingen: waar post en documenten over de juiste dienst verdeeld moeten worden

Stap voor stap

Hoe uw documenten tot stand komen

01

U levert uw modellen aan

De documenten die u nu al gebruikt. Wij markeren daarin wat per dossier verandert en wat vaststaat. Uw opmaak blijft precies zoals hij is.
02

Wij koppelen uw bronnen

Uw CRM, uw agenda, uw mail, uw gespreksverslagen. Daaruit haalt het systeem straks wat het nodig heeft, zonder dat iemand het overtypt.
03

U start een dossier

U kiest het soort document en de klant. Wat uit de bronnen te halen valt, staat er al. Wat overblijft, vraagt het systeem u in een paar vragen.
04

U krijgt een proef

In uw eigen opmaak, met bij elk gegeven waar het vandaan komt, zodat u het kunt nakijken voordat het de deur uitgaat.
05

U keurt goed, of past aan

Klopt er iets niet, dan past u het aan en maakt u een nieuwe proef. Pas na uw akkoord gaat het document naar de klant, digitaal te ondertekenen.

Kosten

Wat het kost

Eenmalig het inrichten van uw modellen, regels en koppelingen en daarna een vast bedrag per maand voor het draaien en bijhouden. De prijs hangt af van welke onderdelen u kiest en waar uw gegevens staan; die afspraak maken we vooraf, zwart op wit.

Vragen

Veelgestelde vragen

Wat kost administratie-automatisering?

Het bedrag hangt af van welke onderdelen u kiest en waar uw gegevens staan. Eenmalig richten we uw modellen, regels en koppelingen in, daarna betaalt u een vast maandbedrag voor het draaien en bijhouden. Die prijsafspraak leggen we vooraf vast, voordat we beginnen.

Vervangen jullie onze huidige software, of bouwen jullie erop voort?

We bouwen voort op wat u al gebruikt. Wij koppelen aan de systemen waarin uw gegevens nu al ontstaan, zoals uw CRM, uw agenda en uw mail, en vervangen alleen wat u zelf wilt vervangen.

Wat moeten wij zelf aanleveren om te starten?

De documenten of modellen die u nu al gebruikt. Wij markeren daarin wat per dossier verandert en wat vaststaat, uw eigen opmaak blijft precies zoals hij is.

Blijft onze eigen huisstijl en documentopmaak behouden?

Ja. Het systeem vult uw bestaande modellen in met de juiste gegevens en verandert niets aan de opmaak of de huisstijl die u al gebruikt.

Verstuurt het systeem zelf documenten of communicatie zonder onze controle?

Nee. Elk document staat eerst als proef klaar en gaat pas naar de klant nadat u het heeft goedgekeurd. Waar het systeem twijfelt, legt het de zaak bij een mens neer, met de reden erbij.

Kijk wat er in uw administratie zit

Stuur ons één van uw modellen of vertel wat voor post er binnenkomt, dan laten wij zien wat er al vanzelf kan en wat we u nog moeten vragen.

Plan een kennismaking

Vrijblijvend kennismakingsgesprek
Antwoord binnen twee werkdagen
Vaste prijs, vooraf afgesproken